Содержание
- Ты можешь это сделать!
- Шаг 1. Определитесь с файловой структурой
- Шаг 2. Создайте папки на Google Диске
- Шаг 3: цифровая очистка от пыли
- Шаг 4. Перемещение файлов и папок на Диске
- Что насчет того, что поделился со мной?
- Лучшие советы для Google Диска!
- Звездные файлы для быстрого доступа на Google Диске
- Успех! Вы организовали Google Диск!
Джонатан Уайли - консультант по цифровому обучению, который стремится помогать другим максимально эффективно использовать свои технологии.
Ты можешь это сделать!
Пришло время организовать свой Google Диск. Вы откладывали это месяцами, и все вышло из-под контроля. Найти нужные файлы с помощью панели поиска становится все труднее, а созданный вами беспорядок начинает вас серьезно раздражать. Если это звучит знакомо, вы попали в нужное место. Это пошаговое руководство поможет вам вернуться на правильный путь и навести порядок в хаосе. Давайте начнем.
Шаг 1. Определитесь с файловой структурой
Прежде чем вы погрузитесь в создание папок и перемещение файлов, вам нужно подумать о том, как может выглядеть ваша идеальная файловая структура. Другими словами, как это будет выглядеть, когда вы закончите? Многие люди находят ценность в том, чтобы набросать это на листе бумаги или использовать инструмент сопоставления разума, такой как MindMaster.io, для создания блок-схемы папок, которые вам нужны, и того, как они будут организованы.
Готовый продукт будет включать в себя папки верхнего уровня или корневые, а также несколько уровней подпапок. Папки важны, потому что они являются организационной единицей, которую вы будете использовать для сортировки файлов, но вы не хотите создавать больше, чем вам нужно, особенно на верхнем уровне. Чем больше у вас папок на верхнем уровне, тем громоздче они будут в конечном итоге, так что подумайте об общей картине. Какое наименьшее количество папок вы могли бы использовать для категоризации своей цифровой жизни?
В рамках процесса составления карты разума рассмотрите возможность добавления папки под названием «Мой архив». Это отличное место для перемещения файлов, которые больше не актуальны, но вы не хотите их удалять, если вам понадобится обратиться к ним позже. Эта папка не должна быть свалкой для всего, что не вписывается в вашу новую файловую структуру. Придайте ему некоторый порядок, создав подпапки по дате или по теме, иначе это тоже быстро выйдет из-под контроля.
Шаг 2. Создайте папки на Google Диске
Теперь, когда у вас намечена идеальная файловая структура, пришло время создать нужные вам папки на Google Диске. На этом этапе важно понимать, что у вас уже могут быть папки на вашем Google Диске, и это нормально. Пока оставьте их там, где они есть, и продолжайте создавать папки, которые вы запланировали на первом шаге. Начните с папок верхнего уровня, а затем углубитесь и создайте все подпапки.
Чтобы упростить поиск новых папок, вы можете поставить точку или ноль перед именем папки. Это автоматически отобразит их в верхней части вашей файловой структуры на боковой панели, потому что Google сортирует эти папки в алфавитном порядке. Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши любую папку и выбрать для нее цвет. Это отличный способ визуально пометить папки, которые вы создаете, и помочь вам найти те, которые вы ищете. Некоторые люди даже добавляют смайлики к имени папки для дополнительной индивидуальности. Вы можете сделать это быстро с мобильного устройства или скопировать и вставить значки с emojipedia.org.
При создании папок постарайтесь придумать четкое соглашение об именах, которое точно описывает содержимое папки и может последовательно использоваться на вашем Google Диске. Вам нужно точно знать, где находятся ваши файлы, поэтому не делайте их неоднозначными и не повторяйте имена папок в вашей файловой системе, потому что это быстро запутает вас и потратит время, когда вы будете копаться в нескольких папках в поисках нужного файла.
Шаг 3: цифровая очистка от пыли
Считайте этот шаг необязательным, но вы можете потратить несколько минут на цифровую очистку. Цель здесь - уменьшить количество файлов, чтобы у вас было только то, что вам нужно. Если вы удалите старые файлы сейчас, у вас будет меньше работы, когда вы начнете перемещать вещи в свою недавно организованную файловую структуру, поэтому это должно сэкономить ваше время.
По правде говоря, у всех на Google Диске есть файлы, которые больше не служат какой-либо значимой цели. Например, я часто создаю Документы Google и слайды с демонстрационными функциями, когда обучаю людей использованию продуктов Google. В конце концов, эти файлы-призраки просто засоряют мой Диск, но если я воспользуюсь строкой поиска на Google Диске для поиска «демо» или «без названия» в качестве имени файла, я могу быстро найти файлы, для которых нужен билет в один конец. мусор.
Отличный способ сделать еще один шаг - использовать параметры расширенного поиска, встроенные в Google Диск. Просто щелкните стрелку справа от строки поиска, чтобы найти различные критерии поиска, которые можно использовать для удаления шлаков с Диска. Например, вы можете установить фильтр, чтобы найти все PDF-файлы на вашем Google Диске. Вы также можете фильтровать по владельцу документа или посмотреть, к каким файлам вы обращались недавно.
Шаг 4. Перемещение файлов и папок на Диске
Здесь начинается настоящая работа. Пришло время переместить все ваши файлы в папки, которым они принадлежат. Во-первых, вам нужно выбрать файлы, которые вы хотите переместить. Вы можете выбрать отдельный файл или папку, щелкнув по ней. Вы можете выбрать несколько файлов, щелкнув и перетащив выделение, или щелкнув один и затем, удерживая клавишу Ctrl (клавиша Cmd для Mac), а затем щелкнув другие файлы, которые вы хотите добавить в эту группу. Затем переместите файлы в их новые дома одним из следующих способов:
- Вы можете перетаскивать файлы в папку в главном окне или в папку на боковой панели в левой части экрана.
- Щелкните правой кнопкой мыши выбранные файлы и выберите «Переместить в», чтобы открыть средство выбора файлов и выбрать папку, в которую вы хотите переместить файлы.
- Щелкните три точки в верхнем правом углу и выберите «Переместить в», чтобы выбрать папку, в которую вы хотите переместить файлы.
Если вы создаете новый файл Google или открываете существующий файл, найдите значок папки справа от заголовка документа. Щелкните этот значок, чтобы открыть средство выбора файлов и выбрать его новый дом. Вы также можете нажать Файл> Переместить, чтобы добиться того же.
Если вы хотите поместить один и тот же файл в несколько папок, вы можете использовать Ярлыки Диска. Как и ярлык на рабочем столе, ярлык Диска указывает на исходное расположение файла. Вот как это настроить:
- Переместите файл в исходную папку, в которой вы хотите, чтобы он жил.
- Щелкните файл правой кнопкой мыши и выберите «Добавить ярлык на диск».
- Затем перейдите во второе место, где вы хотите разместить файл, и нажмите «Добавить ярлык».
Вы можете добавить столько ярлыков Диска, сколько вам нужно, и вы можете получить доступ к исходному файлу через расположение ярлыка или исходное расположение.
Другой способ организовать свой Google Диск - использовать настольное приложение. Не все знают, что существует настольная версия, но она доступна бесплатно для Mac или ПК. У Google есть две версии Google Диска для настольных компьютеров. Клиент Google Диска рекомендуется для людей, у которых есть аккаунт Google, выпущенный вашей компанией или учебным заведением, а приложение "Автозагрузка и синхронизация" рекомендуется для всех остальных. Вы можете найти ссылку для загрузки настольных приложений, щелкнув значок шестеренки в правом верхнем углу Google Диска.
Причина, по которой некоторые люди предпочитают упорядочивать свои файлы с помощью настольного приложения Google Drive, заключается в том, что оно помещает вас в среду управления файлами, с которой вы, вероятно, уже знакомы. После установки он отображает все ваши файлы Google Диска в окне Finder для пользователей Mac или в окне проводника для пользователей ПК. Отсюда вы можете создавать новые папки и перетаскивать их так же, как и любые другие файлы, хранящиеся на вашем компьютере.
Что насчет того, что поделился со мной?
Многие люди чувствуют необходимость упорядочить свои файлы "Доступные мне", потому что они не переносят беспорядок и хаос, которые они видят каждый раз, когда приходят сюда. Однако такой возможности не существует. Эти файлы нельзя упорядочить, как «Мой диск», и они останутся здесь, пока вы не удалите их вручную. Прямо сейчас вы можете систематизировать только те файлы на Google Диске, которые принадлежат вам.
Если вас это расстраивает, попробуйте подумать о «Доступные мне» как о фильтре. Это просто способ показать файлы, которыми с вами поделились. Ни больше ни меньше. Если кто-то поделился с вами файлом, который вы хотели бы включить в свою файловую структуру «Мой диск», вы можете щелкнуть его правой кнопкой мыши и использовать Ярлыки Диска, чтобы добавить его в папку по вашему выбору. Он не перемещает его из Shared With Me, но дает вам возможность включить его в свои собственные файлы, если это важно для вас.
Если вы хотите удалить файлы из папки «Доступные мне», просто щелкните файл правой кнопкой мыши и выберите «Удалить». Это не удалит файл, но удалит его из вашего списка "Доступные мне". Первоначальный владелец и другие соавторы этого файла по-прежнему будут иметь доступ к этому файлу.
Лучшие советы для Google Диска!
Звездные файлы для быстрого доступа на Google Диске
Когда вы помечаете файл пометкой, вы, по сути, добавляете его в закладки, чтобы его можно было быстро найти. Доступ к помеченным файлам можно получить, щелкнув опцию Помеченные на боковой панели вашего Google Диска. Эти файлы по-прежнему хранятся в папках, которым они назначены, но они фильтруются и отображаются для большей видимости в разделе «Помеченные» на вашем Google Диске. Вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши любой файл или папку, чтобы добавить их в «Помеченные», или выбрать файл и нажать S на клавиатуре, чтобы поставить ему звездочку.
Звездочки лучше всего зарезервировать для файлов, которые вы используете снова и снова, но использование пометок связано с некоторой ответственностью, потому что вы не можете их организовать. Эта область может быстро переполниться файлами, которые не так полезны для вас, как раньше, поэтому вам нужно пересматривать свои помеченные файлы каждые несколько недель, чтобы убедиться, что файлы, которые там есть, по-прежнему актуальны для вас. Вы можете удалить звезду так же, как добавили звезду.
Успех! Вы организовали Google Диск!
В зависимости от того, сколько у вас файлов, организация Диска Google может занять некоторое время. Однако при таком систематическом подходе вы можете взять все под свой контроль. Вы можете восстановить порядок и планировать будущее. Поддержание такой системы требует дисциплины, но если вы когда-нибудь сбились с пути организации, вы всегда можете вернуться к этому руководству в следующий раз, когда вашему Диску Google потребуется генеральная чистка.
