Содержание
- Пример набора данных
- Что такое макрос
- Как записать макрос
- Кнопка записи макроса
- Пример 1: Создание сочетания клавиш фильтра
- Пример 2: Создание сочетания клавиш очистки фильтра
- Редактирование горячих клавиш
- Сохранение книги
- Библия Excel 2019
Джошуа - аспирант USF. Он интересуется бизнес-технологиями, аналитикой, финансами и бережливым производством шести сигм.
Создание ярлыков с помощью сочетаний клавиш в Microsoft Excel - отличный способ ускорить выполнение задач в течение рабочего дня. Многие задачи можно автоматизировать, создав макрос, а затем назначив этот макрос пользовательской комбинации клавиш. В этом руководстве мы расскажем, что такое макрос, как его записать, и обсудим несколько примеров ярлыков, которые вы можете создать в электронной таблице. На протяжении всего текста мы будем использовать приведенную ниже таблицу, чтобы проиллюстрировать примеры. Пожалуйста, загрузите пример учебного пособия здесь, если вы хотите следовать вместе с примерами.
Пример набора данных
Что такое макрос
Макрос - это цикл кода VBA, который можно создать, набрав код вручную или записав действия, предпринятые для создания кода. После создания кода макрос может быть назначен объекту, например кнопке или сочетанию клавиш. Использование макросов может сэкономить много времени на выполнение монотонных задач, которые приходится повторять в течение рабочего дня. Макрос не нужно создавать только для повторяющихся задач. Вы можете создавать их для задач, выполнение которых требует огромного количества времени. Например, предположим, что у вас есть документ .csv, который вы получаете регулярно, и ваша задача - создать такой же отчет с этими необработанными данными. Если данные поступают к вам в том же формате, вы можете превратить эту 20-минутную задачу в 2-секундную с помощью макроса Excel. В рамках этой статьи мы будем создавать макрос только с помощью средства записи макросов Excel и назначать макросы ярлыку клавиатуры.
Как записать макрос
Обратите внимание на кнопку макроса записи в нижнем левом углу экрана на иллюстрации ниже. После нажатия этой кнопки все действия, предпринятые в программе Excel, могут быть записаны шаг за шагом. Кнопка макроса превратится в кнопку остановки квадратной формы, которую необходимо нажать, чтобы завершить процесс записи.
Кнопка записи макроса
Пример 1: Создание сочетания клавиш фильтра
В этом первом примере мы собираемся отфильтровать по дисциплине, а затем по продажам, превышающим 5000 долларов. После активации записи макросов нажатием кнопки записи макросов появляется другое окно. Здесь настраивается ярлык для операции. Макросу нужно имя, быстрая клавиша, и вы можете добавить описание. После нажатия ОК макрос начинает запись.
Во-первых, необходимо провести фильтрацию только по педиатрической дисциплине. Чтобы найти параметры фильтра для дисциплины, щелкните стрелку вниз в заголовке дисциплины. Снимите отметку «Выбрать все», отметьте «Педиатр», а затем нажмите кнопку «ОК», чтобы продолжить.
Затем щелкните стрелку вниз в заголовке «Всего», чтобы отобразить параметры фильтра для этого столбца. Чтобы отображать только число больше, меньше или равное определенному числу, вы должны найти опцию «Числовые фильтры». Что необходимо отобразить, так это записи стоимостью более 5 000 долларов США, поэтому необходимо щелкнуть «больше чем».
Должно появиться окно Custom AutoFilter. На этом этапе нам нужно убедиться, что выбрана опция «больше, чем», и ввести 5000 для этого фильтра. После нажатия кнопки «ОК» вторичный фильтр вступит в силу.
Чтобы остановить процесс записи макроса, необходимо нажать квадратную кнопку в нижнем левом углу. На рисунке ниже показаны данные после добавления двух фильтров. Чтобы отслеживать создаваемые вами ярлыки, вы можете вставить текстовое поле для справки. Если добавлено текстовое поле, обязательно держите его над и в стороне от записей.
Пример 2: Создание сочетания клавиш очистки фильтра
Теперь, когда есть механизм для создания отчета, я хотел бы иметь возможность вернуться к исходной таблице с помощью ярлыка. Для этого начните с нажатия кнопки макроса записи. На этот раз мы создадим ярлык с большой буквы. Когда вы используете заглавную букву для сочетания клавиш, вам придется использовать клавиши управления и Shift для активации макроса. После заполнения необходимой даты и нажатия ОК макрос начнет запись.
Чтобы очистить оба фильтра для таблицы, перейдите в главную таблицу и найдите раздел Правка справа от экрана. Нажмите «Сортировка и фильтр», затем «Очистить». Это удалит все фильтры, внесенные в таблицу.
После нажатия квадратной кнопки остановки в нижнем левом углу вы теперь можете переключаться между сортировкой, созданной с помощью сочетаний клавиш Ctrl + k и Ctrl + Shift + K.
Редактирование горячих клавиш
В какой-то момент вы можете захотеть отредактировать сочетания клавиш. Например, я использовал Ctrl + k в качестве ярлыка для сортировки таблицы, но у Ctrl + k уже была привязанная к ней функция. Обычная функция Ctrl + k - вставить гиперссылку. По этой причине я хотел бы изменить сочетание клавиш на Ctrl + u. Чтобы изменить сочетание клавиш, необходимо перейти на вкладку просмотра и нажать кнопку макроса в разделе макросов. Затем нажмите просмотреть макросы.
Затем выберите макрос из списка, для которого необходимо изменить сочетание клавиш из списка. Нажмите кнопку параметров, и у вас будет возможность изменить сочетание клавиш.
Сохранение книги
Книги, в которых записаны макросы, необходимо сохранять с расширением файла .xlsm. Для этого перейдите на вкладку «Файл» и нажмите «Сохранить как». Найдите место для сохранения файла и нажмите стрелку вниз слева от кнопки сохранения. Выберите параметр «Книга с поддержкой макросов Excel ( *. Xlsm)» и нажмите «Сохранить».
Чтобы узнать больше об использовании макросов Excel для бизнес-приложений, я рекомендую следующую книгу. Я использую Библию Excel в течение многих лет, чтобы лучше понять все аспекты этого продукта Microsoft.
